Главная страница

общение

Перейти на форум

Написать автору

события

Расписание

Приветствия

Пленарные заседания

"Круглые столы"

Мастерские

Участники конференции

Экспоненты выставки

Фотогалерея

секции

Оглавление

I.1, I.2, I.3

II.1, II.2, II.3, II.4

III.1, III.2

- IV -

- V -

- VI -

Непрошедшие экспертизу

Алфавитный список авторов

статистика
Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100 AllBest.Ru Яндекс цитирования

Вид доклада: [только публикация]

ИТО-2001/Секция IV

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Богданов Александр Сергеевич

Институт системного анализа РАН (ИСА РАН), г.Москва

В данной работе рассматриваются основные компоненты информационный системы офисного документооборота и делопроизводства. Работа выполнена при поддержке РФФИ.

Широкое использование компьютерной техники с применением новых технологий в области управления делами в организациях потребовало создание большой области программного обеспечения — Системы управления документами (СУД) [1], которая использует промышленные системы управления СУБД и самые новые достижения в организации человеко-машинных интерфейсов для обеспечения технологичной и эргономичной работы с системой.

В современном делопроизводстве документ может состоять из множества разнородных компонент. Разная или одна и та же информация может быть представлена в разных видах. Например, в документе может храниться: изображение документа; распознанный текст документа; регистрационная карточка документа со многими реквизитами (в том числе и повторяющими); аудио и видео компоненты (содержащие, например, чтение этого документа автором или устное распоряжение начальника); информация, представленная в виде таблиц, графиков, диаграмм или баз данных (на одной или разных СУБД) и многое другое. Документ может состоять из набора других сложных документов и (или) быть связанным с ними (например, исходящий документ создан в ответ на входящий). СУД должна обеспечивать: хранение сложноподчиненных документов и их целостность на всем протяжении их жизненного цикла, возможность создания и поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, однозначно определять документы при поиске в основном хранилище или в архиве по ключевым атрибутам или с использованием полнотекстового поиска, выполнять транзакции на редактирование, отслеживать версии исправлений (кто, когда и что исправил). В СУД должна быть централизованная система регистрации документов, использующая несколько стандартных форм. Для их редактирования и централизованной замены должен быть соответствующий редактор.

Коротко о некоторых сервисах, которые должны быть реализованы в СУД:

  1. Система прав доступа пользователей к документам должна включать роли и группы пользователей.
  2. Адресная книга (АК), удобная для работы. Структура АК должна отражать кадровую структуру предприятия и иметь принятые списки рассылки.
  3. Расписание занятости сотрудников поможет решать организационные вопросы.
  4. Система контроля должна помогать контроллеру следить за выполнением заданий и формировать отчеты по деятельности организации за отчетный период.
  5. Система маршрутизации документов.

В системах делопроизводства при работе с секретными документами широко используются методы шифрования, как самого документа, так и каналов связи или устройства памяти [2] (например, дисковода в целом или отдельной директории). С помощью системы электронных подписей (СЭП) любой зарегистрированный пользователь абсолютно надежно может проверить, кто подписал документ и внес в него какие-либо изменения. Закрытые и открытые ключи СЭП могут храниться на отдельном магнитном носителе (дискете или специальной таблетке). С их помощью любой зарегистрированный пользователь абсолютно надежно может проверить, кто подписал документ и внес в него какие-либо изменения. Для санкционированного доступа пользователя в систему последнее время стали применяться различные устройства идентификации пользователя: магнитные карточки, электронные таблетки, устройства распознавания отпечатков пальцев.

При этом не обязательно все разрабатывать заново. Эффективность системы может быть значительно повышена правильным использованием существующего на рынке профессионально-ориентированного программного обеспечения и специализированного оборудования (в том числе уже установленного и эксплуатирующегося в организации).

Литература

  1. Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27.
  2. Акименков А.М., Ерохин В.И. Использование криптографической защиты. // Сборник трудов ИСА РАН, 1999. С. 12-16.
написать автору
Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про"
Лучшие программы для образовательного процесса